高級秘書、助理和行政人員技能提高訓練營

課程編號：6671 課程人氣：2532

課程價格：￥2800 課程時長：2天

行業類別：銀行金融專業類別：職業素養

授課講師：敦平

課程安排：

2012.11.24

上海

課程說明
講師介紹
選擇同類課

【培訓對象】
企業各級行政管理人員、各級助理和秘書、辦公室主任、前臺人員等

【培訓收益】
→  明確各級行政管理人員的職業發展方向；
→  崗位認知，職責明確；
→  明確行政管理工作必須掌握的各種專業知識；
→  學會奠定非領導的“領導“地位；
→  運用流程化管理技能提升行政管理工作水平；
→  有效利用時間管理的工具，提高自身工作效率；
→  規范文檔管理為企業運營發揮重要作用；
→  提升的商務公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力；
→  學習掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧；

舉辦時間：
（第219期）2012年10月20-21日上海     （第220期）2012年10月27-28日北京
（第221期）2012年11月10-11日深圳     （第222期）2012年11月24-25日上海
（第223期）2012年12月08-09日北京     （第224期）2012年12月22-23日深圳

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引言

您是秘書、助理、行政管理者，是領導“身邊”的人，您是否對以下問題感到困惑：
1、同樣的工作機遇，同樣的發展平臺，為什么有的人能在很短的時間里平步青云，成為領導的得力助手，成為企業不輕易被取代的人，而有的的
人付出不少，卻不能被領導認可？
2、想成為領導的得力助手，卻不知道如何才能做得優秀？
3、看著領導每日的繁忙，想輔助他做更多的工作，卻不知從何下手？
4、面對領導，不知道自己在領導心目中的價值是多少？
5、領導交辦的工作，努力去做了，但為什么結果與領導的要求差距甚遠，領導不滿意呢？
6、工作中總是被動，想主動卻缺乏清晰的努力方向？對后勤工作缺乏基本的理論支持？
7、輔助領導的工作，很多時候不知道如何去行使權利；碰到“難纏”的下屬，不知道如何奠定自己的“領導”地位？領導催辦的工作，對方總是
拖延，自己卻無力解決？
8、與領導工作中積累的各種社會資源，卻不知道如何去利用？如何把握和領導的距離，心中沒底？
9、對公司的“潛”規則，不知該如何應對？
10、對領導交辦的文書工作，卻不知如何把握其權重？
11、禮儀看似微不足道，如何認知其重要性？
12、在所從事的工作中總是被動行事，如何才能主動掌握工作節奏？
13、想努力提升工作的效益，但卻不知從何處下手？
14、不明確自己未來職業發展方向是什么？
諸如以上的問題，都是每個秘書/行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握正確方向從而迅速提升自身職業素養，成為行政官者亟待解決的問題。
——如何全方位打造五星級秘書 / 行政助理，從優秀到卓越，通過學習我們能找到結果。

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課程背景

在現代企業面臨的競爭日益激烈的今天，企業對行政管理水平要求也越來越高，同時對行政管理人員的專業素質也提出更高的要求，行政管理人員
沒有受過系統的專業知識和技能的訓練，僅憑自我認知是無法站在全局的視野做好行政管理工作的；很多時候想為領導做得更多，卻總是被動地顧
此失彼完成一些事務性的工作，很難“想領導所想，急領導所急”，成為領導不可或缺的得力助手；經常聽到公司領導下屬抱怨行政管理工作不到
位，而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉向，卻只有苦勞沒有功勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效率，更好地體現自己的職業價值；
想快速提升自身的行政管理能力，又苦于沒有專項的培訓課程；為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過兩天
的集中訓練，全方位提升行政管理工作的認知水平，快速掌握提升行政管理工的各項能力的方法和技巧；
——新形勢下需要五星級的行政管理者，具備“調頻”能力，本課程將教您如何掌握“調頻”技巧，學習快速“懂”領導的方法，具備調整與領導
一個“頻道”上進行溝通的能力，真正成為領導的得力干將。

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課程提綱

一、行政人員（秘書/助理）的職業特性與素質要求
1、準確自我定位
◇ 初級：事務性文員
◇ 中級：事務性文員＋協助管理
◇ 高級：獨立管理＋事務處理
——視頻：為什么不提拔我？
——現場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”

2、優秀人員的勝任素質
◇ 如何提升秘書/助理/前臺人員的素質
◇ 優秀與一般的差異——修煉良好心態
——案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？
第一種人認為：初級秘書、文員不就是端茶倒水，接聽電話，就是個“萬金油”角色；第二種認為吃年輕飯，混日子；第三種可是個有心人，知道腳
下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。
如何理解五星級的秘書/助理——從優秀到卓越
——案例：老板眼中的五星級秘書/助理

二、職業生涯規劃
1、什么是職業生涯規劃？
2、為何要進行個人職業生涯規劃？
◇ 分析自我，確立人生的方向
◇ 準確評價個人特點和強項，在秘書/助理的職業競爭中發揮個人優勢
◇ 看到秘書/助理/前臺人員職業發展規劃的前景，提供前進的動力
——小組討論：獲得員工成長與企業績效的雙贏

3、職業生涯規劃的簡單步驟
◇ 掌握SWOT分析工具進行自我分析
◇ 運用“5W提問”法進行自我分析
→ What I am? 我是什么樣的人？
→What I want? 我想要什么？
→What I can do? 我能做什么？
→What fit I most? 什么是最適合我？
→What I can choose？我能夠選擇什么？
——走進實戰： “我的命運我把握，我的前途我做主。”
運用SWOT分析工具認識自我

你知道您是幾號性格的人嗎？你不能在困惑了，結束一直“茫、盲、忙”的狀態
——建議尋找通過20%的努力就能到達80%的效果的領域發展
——視頻：同樣的事情為什么我就做不好？

三、秘書/助理職場禮儀規范
1、塑造良好的個人職場形象
◇ 著裝的TOP原則
◇ “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區
◇ 恰當的肢體語言讓自己成為一個有素養的人
——案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？

2、基本職場禮儀
◇ 辦公室禮儀
◇ 待禮儀——形體儀態的訓練
※ 站姿—體態美的起點
※ 坐姿—高雅儀態的展示
※ 走姿—動態美的展示
※ 表情—內心世界的窗口：目光、笑容
◇ 接待禮儀
◇ 電話禮儀與應對技巧
——現場演示：如何著裝讓我更優雅和自信

四、辦公場所5S管理
◇ 5S的概念
◇ 推行5S的重要性
◇ 如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
◇ 長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法
——現場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環境對我們有多重要，教會你5分鐘快速掌握5S技巧

職業形象塑造，不是您個人的事，常聽到這樣的話，看到您就看到了您領導的品味。責任重大
從改變自己開始吧！
——案例：為什么有需求，見了我后需求就沒有了

第二部分工作技能篇

一、時間管理及工作統籌技巧
◇ 時間管理的誤區
◇ 時間管理的原則
√目標管理與80/20法則
√緩急輕重的優先管理
√個人時間與領導工作時間計劃與安排
◇ 時間管理小竅門
◇ 辦公室接待與電話處理
◇ 上級的時間管理與安排
◇ 自我情緒控制與壓力管理
◇ 上司出差日程管理與工作計劃
案例：如何管理上司的時間——幫領導做計劃的技巧
——小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”
如何管理你好你的時間，讓自己活出精彩？

案例：從種樹任務分析您解決問題的思路
——做正確的事，不僅是把事做對
大家認為是否能在3年時間內，獲得15年的工作經驗？其實是可能的，老師親身經歷和大家分享時間管理的秘訣

二、會務組織與管理
◇ 成功組織會議的技巧
◇ 組織階段的工作：
——會前準備
——會中協助
——會后整理
◇ 會議座次安排的學問
——練習：小組討論：如何協助召開公司例會
——案例：如何應對會議中的“漏洞”？
現場模擬：會議記錄及紀要訓練
三、信息、文檔管理與運用
1、信息收集
◇ 信息工作的六個基本要求和三個訣竅
◇ 收集信息工作的三個訣竅
◇ 信息的查實及傳遞
◇ 信息的儲存與保密
2、文檔管理
◇ 文檔分類及儲存的工作規范
◇ 文檔查閱及分裝的工作規范
◇ 文檔銷毀及保密的工作規范
——案例：李秘書的返工引起的深思
四、行政公文寫作技巧與處理實務
1、行政公文寫作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文寫作及公文格式要素范例
◇ 通用公文：
→ 報告
→ 請示
→ 批復
→ 函
→ 決定
→ 公告
→ 通告
◇ 事務公文：
→ 工作計劃
→ 工作
→ 會議紀要
◇ 禮儀文書：
→ 請柬
→ 介紹信
→ 推薦信
——案例分享：請示/報告混為一體
撰寫初稿練習：通知/報告/總結三種具體文體的大綱如何寫
現場研討：領導公文文種混淆（關于……請示報告），您是知道領導錯了，您如何提出來？

第三部分統籌管理篇

一、秘書/助理人際溝通與工作協調技巧
——游戲導入：通過“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。
1、成功溝通的秘訣
◇ 學會聆聽：不輕易打斷對方的話
◇ 怎樣反問：了解對方的需求
◇ 如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是
◇ 表明立場：拒絕的藝術
◇ 提出解決方案：提出2-3個解決方案
——案例：如果是你該怎么說？
為想當然認為他的想法就是我的想法所付出的代價
2、有效溝通過程及環節
◇ 信息發送、接收、反饋
◇ 有效發送的技巧
——現場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事
3、認識你的溝通對象
◇ 與上級溝通的原則
◇ 與各種性格的領導打交道技巧
◇ 跨部門的溝通技巧
◇ 與客戶溝通
——游戲：究竟是誰的錯？
研討九型人格學問——教您認識自己和他人的工具
——只有“懂領導”才能幫領導
二、行政管理人員辦公室事務管理
◇ 后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）
◇ 辦公室設備管理（電話、傳真、復印機、電腦）
◇ 員工安全和保密工作
◇ 公共關系管理
全景案例：某公司年度大型慶典活動策劃始末
——案例：如何應對車輛管理的“漏洞”？
三、事物性項目性工作的組織管理
◇ 事務工作有哪些
◇ 學會列事務清單
◇ 用項目計劃管理工作
——沙盤演練：如何設計大型接待計劃并實施

五、課程分享：我學到了什么？

勞動部人力資源資格認證講師
中國聯合企業大學特邀講師
廣州亞運會特約禮儀培訓講師
廣州深圳高職院特聘講師眾人行管理培訓培訓專家
富士康“通用管理課程”
“人力資源系列課程”特聘講師
全國多家培訓機構特約講師

8年專職教師、2年咨詢顧問、10年企業管理經驗。曾被評為2006年度深圳龍崗區最佳人力資源管理顧問之一。
在10年企業高管崗位中，分別擔任人力資源總監、行政人資副總、物業公司總經理、制造企業總經理等職務，擅長企業團隊建設、員工激勵、人力資源管理體系中的績效體系及薪酬體系、企業培訓體系、培訓師隊伍建設，根據多年的授課經驗，通過對企業員工及管理人員的不斷培訓、實踐、思考，尤其是與學員的互動，在探索中不斷完善和改進，逐步形成課堂上最吸引受訓人員的是其典型案例分析、互動研討感悟、精辟總結升華、實務操作練習相結合的培訓形式，使得有一定管理實踐經驗的學員產生豁然開朗、耳目一新的感覺。培訓風格深入淺出、條理清晰、課堂氣氛輕松，實戰性強。

敦平老師是一位深圳民企的優秀高層管理者，在企業受大環境影響，許多企業遇到危機，敦平老師臨危授命企業高管，在企業資金短缺，市場份額減少的情況下，用切合企業實際的管理方式和科學的管理方法，幫助了多家民企度過難關。

主講課程：
人力資源系列培訓課程：《新形勢下企業如何選育留用人》《人力資源規劃與管理》《招聘與面試技巧》《企業如何有成效的進行績效考核與績效面談》《如何培養企業自己的造血功能——內訓師隊伍建設及講師專業技能提升》《人力資源管理師培訓》
團隊建設培訓課程：《團隊建設與執行力》《高效和諧團隊建設之道》《職業化團隊訓練》《人際關系與有效溝通》
管理培訓課程：《班組長如何從優秀到卓越》《如何做一名優秀的部門主管》《如何有效帶領你的部屬》《行政管理務實》《高級秘書技能提升》《公文寫作》
銷售與客服培訓課程：《客戶服務管理》《客服抱怨與投訴處理技巧》《銷售技巧》《團隊營銷力》《企業銷售競爭力》
自我管理培訓課程：《員工沖突管理與壓力舒緩》《員工職業化訓練》《員工忠誠度提升》《員工如何快樂工作》《員工職業素養》《大學生如何轉變角色，快速融入到企業中》《做最好的自己——心態決定命運》《九型人格與管理》
禮儀培訓課程：《商務禮儀》《服務禮儀》《社交禮儀》

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