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高效開會,狠狠記住這8句話!
當了主管,開會可不能再像以前那樣隨性而為了!
高效開會,不僅是解約時間的保障,更是團隊戰斗力的體現。
記住這8句話,讓你的會議直擊人心、更高效、更簡潔!
01, 凡是會議,必有主題
別小看這一步,這是開會的“靈魂”, 別讓那些“咱們一起來聊聊”的會議害了團隊!
會前,主題你得明確、具體。
讓團隊一看就知道這次會議主要討論什么,解決什么問題?千萬別干坐著浪費大家的時間,也別讓下屬心里犯嘀咕:“這又是開的哪門子會?”
對下屬而言,那些模棱兩可、含糊不清的主題,只會讓他們一頭霧水。
你要做的是,讓每次會議主題清晰,讓大家都能圍繞這個主題目標展開討論。
02, 凡是主題,必有議程
開會,主題一旦確定,議程就得跟上,這可是會議的“骨架”,決定了往哪走,節奏有多快。
會前,制定個詳細的議程,每個環節要聊啥,聊多久,誰來說,你都得安排得明明白白。
這樣,會議才不會亂成一鍋粥,或聊聊就跑題了。
當然,議程也不能太死板,要靈活點兒。
難免會遇到突發情況,或有人和你唱反調,這時你就得眼觀六路,耳聽八方,別愣在那,不知所措!
還有,就是綜合考慮到參與者的多樣性。
畢竟,每個人背景不同,興趣不同,關注點也不同,盡量讓大家都參與進來,發揮他們的積極性與創造力,不能讓某個人或某些人唱獨角戲,其他人都在那兒打哈欠。
總之,議程就是要你把會議開得有頭有尾,這樣,大家才能覺得會議有價值。
03, 凡是議程,必有決議
別開到最后,大伙還跟開會前一樣,各有各的想法,沒個準。
這樣,豈不是浪費大家的時間!
決議這事,要實在,能落地。
不能說些模棱兩可的話,讓人聽了跟沒聽一樣,你就明確告訴下屬,接下來要干啥,誰負責,這樣大家才能一塊動起來,把事辦了。
那怎么達成共識呢?
投票是個好辦法,誰同意誰反對,一目了然,公平又公正。
當然,投票前多聊聊,把問題掰開了揉碎了說清楚,讓大家心里都有個數。
這樣投出來的結果,才能公平公正,才能一塊去執行。
還有,決議要合理,考慮實際情況。
你不能當老好人,光想著說些好聽的,想想能不能做得到。不然,決議是出來了,可做起來難如登天,那不是坑下屬!
04, 凡是決議,必有跟蹤
決議,可不是當場說說,要落到實處。
你安排專人負責跟蹤決議的執行情況,定期向團隊匯報進度和結果。
同時,還要制定一套完善的跟蹤機制,包括時間表、責任分配、檢查標準等。
這樣,才能確保決議得到有效執行,不會成為一紙空文。
那么,怎么跟進會議效果呢?以下這3個建議,值得一試:
(1) 定節點,促執行
將決議分解成一個個可落地執行的小目標,定好完成時間,并明確責任人。
這樣,大家執行起來就有方向,不會拖拖拉拉,也不會推諉甩鍋。
同時,你還能通過節點來檢查進度,及時發現問題并調整策略。
(2) 勤檢查,促進度
別等著團隊成員來找你匯報進度,你得主動去檢查。
可以通過定期抽查、詢問、查看工作報表等方式來了解決議的執行情況。
這樣既能及時發現問題,又能給大家一種“領導在關注”的壓力,促使大家更認真地對待工作。
(3) 要反饋,促成效
檢查完了,是好是壞,你得給反饋。
做得好,要表揚,做得不好,就要針對性提出改進意見。
總之,反饋得具體、有針對性,別泛泛而談。
這樣,大家才能知道哪些地方做得好,哪些地方需要改進,會議成果才能真正落地,有成效。
05, 凡是跟蹤,必有結果
平時干工作,跟蹤可不是為了好玩,那是要拿實實在在的結果!
你開會定了一大堆計劃,回頭要是不盯著點,那不就成了一場空?
你要確保會后每個決議都有人去落實,每個問題都有人去解決,不能光說不練。
我相信,有時候下屬給你反饋個結果,模棱兩可,什么“大概齊”,“感覺還行”,那能算數嗎?
讓他們給出明確、能衡量的結果,讓大家伙兒一眼就能看出來,這事是辦成了還是沒辦成。
這樣,會議才算是真正發揮了作用,大家才對下一次開會充滿期待,心里有底。
比如說,你定了個目標,要這個月銷售額提升20%,那你就緊盯這個數,天天看,周周問。到月底了,到底提升了多少,有個準數。
提升了,咱們就慶祝;沒提升,咱們就找原因,想辦法。
這樣,會議才沒白開。
06, 凡是結果,必有責任
結果出來了,是好是壞,要有人認賬,絕不能含糊。
在團隊中,有時候一旦出事,這個推那個,那個推這個,跟踢皮球似的,最后事沒人管,團隊士氣也掉得沒影了,這可不成!
責任,你得明明白白落到人頭上,可以來個責任書,簽個字,誰干的誰負責,讓大家心里都有個數,誰也別想賴賬。
同時,有一套完善的責任追究機制,誰失職、誰瀆職,有個說法,逮到絕不輕饒。
這樣,大家才能認真對待,不敢隨便糊弄,不敢掉以輕心。
舉個例子,你負責的項目出了問題,那你就站出來,說明原因,提出解決方案。
不能光說“這不是我干的”,“那是他的問題”,“我也沒想到會這樣”,那沒用。
責任到人,才能解決實際問題,去推動工作的進展。
07, 凡是責任,必有獎罰
有責任就得有獎有罰,這是天經地義。
你得根據團隊成員的表現來給予相應的獎勵和懲罰。
你干得好,我就獎勵你,獎到心花怒放,也讓大家看看,努力和回報是對等的。
同樣,你犯了錯,我也得懲罰你,讓你知道,犯錯是要付出代價的。
當然,懲罰要嚴厲有效,不能不痛不癢,那樣反而讓大家覺得犯錯沒啥大不了的。
08, 凡是獎罰,必須透明
獎罰不能暗箱操作,讓大家都知道。
通過公開、公正的方式來宣布獎罰結果,讓大家都能看到自己的努力和成果得到了怎樣的區分對待。
透明化,還能讓團隊互相監督,形成良性競爭的氛圍。
同時,建立一套完善的申訴機制,對獎罰結果有異議的團隊成員可以進行申訴和復議。
這樣,大家才能心服口服。
寫在最后:
當主管不容易,操心的事多了去了。
但只要記住這8句話,嚴格按照這個邏輯去開會,一定能在會議中產生實際效果。
開會,別整天抱怨下屬不行、團隊不給力,先問問你自己有沒有做到位!
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